浅谈人事档案的重要性
发布日期:2018-06-26 10:56:07     浏览量:

在我们的生活和工作中,人事档案扮演着十分重要角色,它是我们人生的“记录仪”,记录着我们从学校到各个工作岗位不同时期的成长轨迹。可以说我们人生事业各个重要阶段都需要档案“说话”,如果没有档案,我们的权益就无从得以保障。某种意义上说,档案甚至决定着我们一生的命运。

一、对人事档案的误区

许多人也许对人事档案重要性认识不清,档案观念淡薄,对人事档案存在着误区,从而影响着档案的完整性。

1、学籍档案不属于人事档案误区

当前正值高校毕业季,大学生毕业走进社会工作,许多人认为人事档案就是从工作开始计算的,以前的学籍档案对自己毫无意义了,从而不及时办理档案转移手续,导致档案遗失现象。其实毕业生的人事档案是由学籍档案转换而来,大学生毕业后,在其学籍档案中放入报到证,由学校将档案转至就业单位的人事部门或委托的人才服务机构,这时的学籍档案就成为了人事档案。

2、人事档案可有可无误区

随着户籍制度与人事制度的不断改革,无论是企业用才还是个人择业,都不受户口与档案限制。特别是一些大学毕业生,认为找到了工作,签了合同,发了工资,交了社保,人事档案就是可有可无的信息材料。甚至直接将档案弃之学校或人才服务机构不管不问,时间长了都不知档案是转到了人才服务机构,还是留在了学校,造成“断档”、“弃档”、“人档分离”的现象。

3、人事档案自己存留误区

在当今瞬息万变的社会,许多人职业观追求自由和个性,流动也相对频繁,为怕人事档案丢失,或是认为档案转递手续繁琐,放在人才服务中心还需收费,不如放在家里安全,把档案私藏在家中。结果导致档案的内容不能延续,档案的真实性、完整性得不到保障。

二、人事档案的特点

1、全面性。人事档案的全面性在于它记录着职工个人德、能、勤、绩全方位的情况。它承载着一个人的人生,就像个人经历的一幅画卷,全面准确的展示了一个人的全貌。

2、真实性。真实性是人事档案的前提条件,人事档案与个人的前途利益息息相关,是人事部门以及党组织培养、选拔以及使用人才的重要依据,必须做到内容真实有效。作为人事档案的管理人员,必须具备高度的原则性和责任心,收集的档案材料,必须经过认真的鉴别,要做到“六不收”,材料不真实的不收、材料不完整不收、手续不完备的不收、文字书写不清楚的不收、档案对象不明确的不收,有涂改问题的材料不收。

3、连续性。人事档案作为个人信息的资料库,是随着个人学习和工作经历的过程不断增加和补充的。档案管理人员需不定期收集奖惩、任免、培训、职称评聘、年度考核考评等方面形成的材料,充实档案内容,确保人事档案完整和连续性,充分发挥人事档案的实际作用。

4、流动性。随着经济的发展,职场流动性也随之加大,根据人事档案“档随人走”的管理原则,员工调动、辞职需及时将档案转递至新单位或人才服务中心。转递的人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人事档案转递,必须通过机要交通或专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。国家明文规定严禁个人保管本人和他人人事档案,人事档案是不能由本人经手,更不能自行保管,如果私自拆封,档案将失效。

5、保密性。在人事档案管理过程中,必须严格执行国家规定的保密制度,不准向无关人员谈论档案内容,严密保管,确保档案的完整和安全。人事档案中涉及到员工的身体健康状况及家庭隐私等情况,有些甚至涉及到工作中的重大事件,因此人事档案是机密性档案。

三、人事档案的作用

1、人事档案记录着个人的身份、学习工作经历、政治面貌、职称、以及业务能力、工作实绩等许多情况,是重要的原始凭证。单位通过人事档案,可以清楚地了解员工过去的工作轨迹,考察其德、能、勤、绩等情况,为领导科学选拔干部和管理提供了重要的参考和依据。

2、人事档案具有真实性、原始性,是其他任何材料不可替代的,是具有法律效益的。人事档案不仅为企业用人、选人提供原始依据,更为退休审核提供了重要依据,个人身份、退休时间、参工时间、缴费年限等其他重要数据的认定,人事档案发挥着重要作用。

人事档案是人事管理活动过程的产物,与每个人息息相关,所以我们都应重视自己的人事档案。档案是记录人生过程最好的证明,只有大家共同努力维护下,它才会在你需要的时候发挥最好的作用。(信息来源:人力资源部 唐婷  责任编辑:综合管理部)

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